Pengertian Definisi Agenda
Agenda adlah buku catatan keluar masuknya surat yang dikirim maupun yang diterima oleh suatu kantor jawatan. Cara penggunaan buku agenda ini ada 2 macam, yaitu:
1.
Secara Double
(berganda)
Surat yang diterima dan yang dikirim
dicatat dalam dua buku agenda.
a. Agenda keluar, untuk mendata
surat-surat yang dikirim.
b. Agenda masuk, untuk mencatat
surat-surat yang diterima.
2. Secara Single (tunggal)
Surat yang diterima dan yang dikirim
diagendakan/dicatat dalam sebuah buku agenda saja.
a. Buku Agenda Umum, buku agenda yang
digunakan untuk mencatat surat-surat yang dikirim dan diterima oleh semua
kantor.
b. Buku Agenda Bagian, buku agenda yang
digunakan untuk mencatat surat-surat yang dikirimkan oleh bagian-bagian kantor.
A.
Mengagendakan Surat
1. Mengagendakan surat dimulai pada
saat mengadakan pembukuan surat-surat.
2. Pada awal bulan dalam satu tahun.
B.
Menutup Agenda
Buku agenda ditutup tiap-tiap akhir
tahun atau pada saat jawatan kantor tidak bekerja lagi. Caranya:
1. Garis berikutnya harus digaris tebal
sebagai garis tertutup.
2. Dua
garis setelah garis penutup itu
dicantumkan kata-kata:
…………. tgl : ……………… th : …….
Agendaris
Cap
(Nama Terang)
Agendaris biasanya termasuk dari
bagian Tata Usaha, kadang-kadang sekretaris juga menyatakan legalisasinya
(pengesahannya) dengan mencantumkan:maka
Mengetahui,
Kepala Bagian Tata Usaha
Sekretaris
Muhammad Nahwan Abyan
C.
Kewajiban Agendaris
1. HDGUYTF-surat yang masuk dan surat
keluar dan membutuhkan catatan tentang pengagendaan masing-masing surat.
2. Mengusahakan supaya buku-buku yang dipegang itu
dapat menjadi buku petunjuk tempat dimana surat-surat itu diagendakan.
3.
Bekerja sama secara
administrasi sebaik-baiknya dengan semua pejabat baik di bagian/lingkungan
sendiri atau di bagian lain.
.
.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar