Pengertian Administrasi Kepegawaian
Administrasi kepegawaian berkaitan dengan penggunaan
sumber daya manusia dalam suatu organisasi. Berkaitan dengan hal tersebut,
dalam kegiatan belajar ini telah dikemukakan beberapa pendapat para ahli
tentang pengertian, ruang lingkup, dan fungsi/aktivitas kepegawaian.
Sistem Administrasi Kepegawaian
Sistem administrasi kepegawaian adalah bagian dari
administrasi negara yang kebijaksanaannya ditentukan dari tujuan yang ingin
dicapai. Pola kebijaksanaannya tergantung pada bentuk negara yang dianut suatu
negara, apakah federal ataukah kesatuan.
Kebijaksanaan dasar sistem administrasi kepegawaian di
negara kita mengacu pada Undang-Undang Nomor 43 Tahun 1999 tentang perubahan
atas Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-Pokok Kepegawaian. Dalam
undang-undang tersebut dinyatakan bahwa dalam rangka usaha mencapai tujuan nasional
untuk mewujudkan masyarakat madani yang taat hukum, berperadaban modern,
demokratis, adil, dan bermoral tinggi, diperlukan pegawai negeri yang merupakan
unsur aparatur negara yang bertugas sebagai abdi masyarakat yang
menyelenggarakan pelayanan secara adil dan merata, menjaga persatuan dan
kesatuan bangsa dengan penuh kesetiaan kepada Pancasila dan Undang-Undang Dasar
1945.
Fungsi Teknis Administrasi
Kepegawaian
Administrasi
kepegawaian pada hakikatnya melakukan dua fungsi yaitu fungsi manajerial, dan
fungsi operatif (teknis). Fungsi manajerial berkaitan dengan pekerjaan pikiran
atau menggunakan pikiran (mental) meliputi perencanaan, pengorganisasian,
pengarahan, dan pengendalian pegawai. Sedangkan fungsi operatif (teknis),
berkaitan dengan kegiatan-kegiatan yang dilakukan dengan fisik, meliputi
pengadaan, pengembangan, kompensasi, integrasi, pemeliharaan, dan pemensiunan
pegawai.
FUNGSI UMUM ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN:
1.Perencanaan Pegawai
Perencanaan
pegawai dapat didefinisikan sebagai proses penentuan kebutuhan pegawai pada
masa yang akan datang berdasarkan perubahan-perubahan yang terjadi dan
persediaan tenaga kerja yang ada. Perencanaan pegawai merupakan bagian penting
dari dan sebagai kontributor pada proses perencanaan strategis karena membantu
organisasi dalam menentukan sumber-sumber yang diperlukan dan membantu
menentukan apa yang benar-benar dapat dicapai dengan sumber-sumber yang
tersedia.
Perencanaan
pegawai yang baik akan memperbaiki pemanfaatan pegawai, menyesuaikan aktivitas
pegawai dan kebutuhan di masa depan secara efisien, meningkatkan efisiensi
dalam merekrut pegawai baru serta melengkapi informasi tentang kepegawaian yang
dapat membantu kegiatan kepegawaian dan unit organisasi lainnya. Melalui
perencanaan dapat diketahui kekurangan dibanding kebutuhan sehingga dapat
dilakukan perekrutan pegawai baru, promosi, dan transfer secara proaktif
sehingga tidak mengganggu kegiatan organisasi.
Dalam
membuat perencanaan pegawai perlu diperhatikan faktor internal dan eksternal
organisasi. Di samping itu, perlu pula diperhatikan langkah-langkah yang harus
ditempuh sebagaimana dikemukakan Miller Burack dan Maryann.
Pengorganisasian
Kepegawaian
Pengorganisasian
adalah suatu langkah untuk menetapkan, menggolong-golongkan dan mengatur
berbagai macam kegiatan yang dipandang perlu, penetapan tugas dan wewenang
seseorang, pendelegasian wewenang dalam rangka untuk mencapai tujuan.
Pengorganisasian mengantarkan semua sumber dasar (manusia dan nonmanusia) ke
dalam suatu pola tertentu sedemikian rupa sehingga orang-orang yang bekerja di
dalamnya dapat bekerja sama secara berdaya guna dan berhasil guna dalam
mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Salah satu akibat dari pengorganisasian
adalah terbentuknya struktur organisasi dan dalam struktur organisasi akan nampak
bagaimana hubungan antara satu unit dengan unit lain. Dengan kata lain,
struktur organisasi akan mempengaruhi aliran kerja, delegasi wewenang dan
tanggung jawab, sistem kontrol dan pengendalian, serta arus perintah dan
pertanggungjawaban. Oleh karena itu, dalam mendesain struktur organisasi bagian
kepegawaian perlu dipertimbangkan berbagai faktor sebagaimana telah diuraikan
dalam kegiatan belajar ini.
2. Pengarahan Pegawai
Ada banyak
teori dan keyakinan tentang apa yang memotivasi pegawai. Secara keseluruhan
tidak ada kesepakatan tentang motivasi. Oleh karena itu, sangat sulit bagi
organisasi untuk sampai pada kebijakan dan pendekatan yang akan memuaskan semua
pegawai. Selain itu, bagi organisasi dengan skala apa pun, membuat analisis
mendalam tentang apa yang memotivasi setiap pegawai adalah tidak praktis.
Namun, ada aturan-aturan praktis yang dapat diikuti setidak-tidaknya untuk
membantu memotivasi pegawai dan meningkatkan kepuasan kerja, yaitu sebagai
berikut.
1.
Jelaskan
kepada para pegawai apa yang dimaksud dengan kinerja efektif dan pastikan bahwa
mereka mengetahui apa yang diharapkan dari mereka;
2.
Pastikan
bahwa ada hubungan jelas antara kinerja dan penghargaan (imbalan) dan bahwa
setiap hubungan semacam itu dikomunikasikan kepada para pegawai;
3.
Pastikan
bahwa semua pegawai diperlakukan secara adil dan penilaian tentang kinerja
adalah objektif;
4.
Bilamana
mungkin, kembangkan jenis-jenis penghargaan yang berbeda, tidak semua orang
dapat dinaikkan pangkatnya (dipromosikan) atau perlu dinaikkan pangkatnya;
5.
Doronglah
semangat seluwes mungkin di dalam lingkungan kerja dan kembangkan gaya
manajemen yang mudah diserap dan mampu diubah-ubah untuk menyesuaikan orang dan
lingkungan
6.
Kembangkan
sebuah sistem manajemen kinerja atau setidaknya tetapkan sasaran yang dapat
dicapai tetapi dapat terus berkembang;
7.
Perhitungkan
semua faktor lingkungan dan sosial, seperti kenyamanan dan sarana lingkungan
kerja, interaksi sosial diantara pegawai, pokoknya semua faktor yang dapat
menjadi sumber ketidakpuasan.
Pengendalian
Pegawai
Pengawasan
sebagai bagian dari pengendalian merupakan proses pengukuran dan penilaian
tingkat efektivitas kerja pegawai dan tingkat efisiensi penggunaan sarana kerja
dalam memberikan kontribusi pada pencapaian tujuan organisasi. Setiap kegiatan
pengawasan memerlukan tolok ukur atau kriteria untuk mengukur tingkat
keberhasilan dalam bekerja, yang dalam penilaian kinerja disebut standar
pekerjaan.
Standar
adalah suatu kriteria atau model baku yang akan diperbandingkan dengan hasil
nyata. Banyak jenis standar yang dapat dipergunakan dalam pengendalian
kegiatan-kegiatan kepegawaian. Dalam mengendalikan unit/bagian kepegawaian,
pimpinan harus mampu menemukan butir-butir pengendalian strategis yang dapat
dipantau berdasarkan penyimpangan.
3.PENGADAAN PEGAWAI
-
Perencanaan dan Rekrutmen
Salah satu
fungsi Kepegawaian adalah pengadaan pegawai. Dalam kegiatan pengadaan pegawai
ini harus dilihat apakah ada formasi yang lowong, di samping itu perlu pula
dilihat kebutuhan sumber daya manusia, banyaknya kebutuhan dan jenisnya
pekerjaan. Setelah pasti ada formasi yang lowong, maka baru diadakan
serangkaian kegiatan untuk menjaring pegawai yang sesuai dengan kebutuhan
masing-masing unit beserta kualifikasinya.
Sedangkan
perekrutan merupakan proses penarikan sejumlah calon yang memiliki potensi
untuk ditarik menjadi pegawai yang dilakukan melalui berbagai macam kegiatan.
Perekrutan yang efektif secara konseptual memiliki beberapa hambatan yang dapat
bersumber dari kebijakan organisasi maupun dari perencanaan sumber daya
manusia. Dalam ketentuan perundang-undangan Kepegawaian Negara terdapat
ketentuan yang mengatur formasi yaitu Peraturan Pemerintah No. 54 Tahun 2003
tentang Formasi Pegawai Negeri Sipil.
Dalam rangka
menentukan jumlah dan kualitas pegawai yang diperlukan oleh suatu unit
organisasi, harus ditetapkan oleh seorang pejabat yang berwenang dalam jangka
waktu tertentu berdasarkan jenis, sifat dan beban kerja yang harus
dilaksanakan, dengan tujuan agar unit organisasi itu mampu melaksanakan
tugasnya dengan baik dan tepat pada waktunya.
Seleksi,
Orientasi, dan Pengangkatan
Kegiatan
seleksi tidak hanya merupakan proses pemilihan pegawai dari sekian banyak
pelamar yang dijaring melalui proses perekrutan, tetapi juga proses pemilihan
calon pegawai terhadap organisasi yang akan dimasuki. Pegawai yang telah lolos
seleksi akan diprioritaskan untuk mengikuti kegiatan orientasi sebelum yang
bersangkutan ditempatkan dan mulai bekerja. Orientasi sangat penting terutama bagi
pegawai baru. Hal ini dikarenakan apa yang diperoleh pertama kali seseorang
memasuki dunia kerja akan berkesan lama, dan ini akan mempengaruhi pegawai
tersebut.
Orientasi
merupakan upaya untuk mensosialisasikan nilai-nilai organisasi, pekerjaan, dan
rekan-rekan pada pegawai baru, yang dilakukan melalui sebuah program formal
maupun informal. Bagi pegawai lama yang akan menduduki jabatan baru, orientasi
juga perlu. Mereka dapat belajar terlebih dahulu tanggung jawab yang akan
dikerjakannya.
Sumber:https//vatmawatigeool.wardpress.com
